Συμφωνία Επεξεργασίας Δεδομένων

Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι το Γραφείο που δημιούργησε τον λογαριασμό (το «Γραφείο»).

Εκτελών την επεξεργασία είναι ο Πάροχος: [να συμπληρωθεί: επωνυμία ή ονοματεπώνυμο του παρόχου] ([να συμπληρωθεί: νομική μορφή]), ΑΦΜ [να συμπληρωθεί: ΑΦΜ], ΔΟΥ [να συμπληρωθεί: ΔΟΥ], με έδρα [να συμπληρωθεί: διεύθυνση της έδρας]. Επικοινωνία: email: [να συμπληρωθεί: email επικοινωνίας].

Οι όροι «Περιεχόμενο», «Διαχειριστής», «Υπηρεσία» και «Πάροχος» έχουν την έννοια που έχουν στους Όρους Χρήσης. «Αρχή» είναι η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.

Αντικείμενο είναι η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων που περιέχονται στο Περιεχόμενο του Γραφείου. Η επεξεργασία συνίσταται στην αποθήκευση, την οργάνωση, την εμφάνιση στους χρήστες του Γραφείου, τη μεταφορά μέσα στην Υπηρεσία, την αποστολή τίτλων του Περιεχομένου με email στους χρήστες που το ζητούν, την παράδοση αντιγράφου των δεδομένων όταν το ζητά το Γραφείο, τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και τη διαγραφή. Σκοπός της είναι αποκλειστικά η παροχή της Υπηρεσίας στο Γραφείο. Τα στοιχεία της επεξεργασίας περιγράφονται στο Παράρτημα Ι.

Διαρκεί όσο το Γραφείο χρησιμοποιεί την Υπηρεσία και μέχρι να ολοκληρωθεί η επιστροφή ή διαγραφή των δεδομένων (βλ. «Διαγραφή και επιστροφή»).

Επεξεργαζόμαστε το Περιεχόμενο, και κάθε τυχόν διαβίβασή του σε τρίτη χώρα (βλ. «Διαβιβάσεις εκτός ΕΕ/ΕΟΧ»), μόνο βάσει καταγεγραμμένων οδηγιών του Γραφείου, δηλαδή των Όρων Χρήσης, της παρούσας συμφωνίας και της χρήσης των λειτουργιών της Υπηρεσίας από τους χρήστες του. Αν κρίνουμε ότι μια οδηγία παραβιάζει τη νομοθεσία για την προστασία δεδομένων, θα σας ενημερώσουμε αμέσως. Ρητή εξαίρεση: επεξεργαζόμαστε δεδομένα και όπου το απαιτεί το δίκαιο της Ένωσης ή της Ελλάδας· τότε σας ενημερώνουμε πριν, εκτός αν ο νόμος το απαγορεύει για σημαντικούς λόγους δημόσιου συμφέροντος.

Το Γραφείο, ως υπεύθυνος επεξεργασίας, ευθύνεται για τη νομιμότητα της καταχώρισης του Περιεχομένου (νομική βάση, ενημέρωση των υποκειμένων των δεδομένων, ακρίβεια των στοιχείων) και για τις οδηγίες που μας δίνει. Το Γραφείο δικαιούται να λαμβάνει τις πληροφορίες και να διενεργεί τους ελέγχους που προβλέπει η ενότητα «Πληροφορίες και έλεγχοι», να ενημερώνεται για τις παραβιάσεις όπως ορίζει η ενότητα «Παραβιάσεις δεδομένων» και να ζητά οποτεδήποτε την επιστροφή ή τη διαγραφή του Περιεχομένου (ενότητα «Διαγραφή και επιστροφή»).

Όσοι έχουν πρόσβαση στο Περιεχόμενο από την πλευρά μας δεσμεύονται από υποχρέωση εμπιστευτικότητας και έχουν πρόσβαση μόνο στο μέτρο που χρειάζεται για τη λειτουργία, την ασφάλεια και την υποστήριξη της Υπηρεσίας.

Εφαρμόζουμε τα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα του Παραρτήματος ΙΙ, κατάλληλα για τον κίνδυνο (άρθρο 32 ΓΚΠΔ), και τα επανεξετάζουμε όταν αλλάζει η Υπηρεσία.

Υπο-εκτελούντες (άλλοι εκτελούντες την επεξεργασία) είναι οι πάροχοι που μας βοηθούν στην επεξεργασία του Περιεχομένου, όπως ο πάροχος φιλοξενίας.

Το Γραφείο μας δίνει γενική έγκριση να χρησιμοποιούμε τους υπο-εκτελούντες του Παραρτήματος ΙΙΙ. Αν προσθέσουμε ή αντικαταστήσουμε υπο-εκτελούντα, ενημερώνουμε τον Διαχειριστή με email τουλάχιστον 30 ημέρες πριν. Μέσα σε αυτό το διάστημα το Γραφείο μπορεί να αντιταχθεί για σοβαρούς λόγους προστασίας δεδομένων· αν δεν βρεθεί λύση, μπορεί να τερματίσει την Υπηρεσία και να ζητήσει επιστροφή του αναλογούντος ποσού (βλ. τον κανόνα επιστροφής στους Όρους Χρήσης, «Πληρωμή και ανανέωση»).

Με κάθε υπο-εκτελούντα έχουμε σύμβαση με τις ίδιες υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων που έχουμε εμείς απέναντί σας, και παραμένουμε υπεύθυνοι απέναντί σας για την εκπλήρωσή τους.

Αν υποκείμενο δεδομένων (π.χ. πελάτης του Γραφείου) απευθυνθεί σε εμάς για το Περιεχόμενο, δεν απαντάμε επί της ουσίας· το προωθούμε στο Γραφείο και το ενημερώνουμε αμέσως. Βοηθάμε το Γραφείο να ανταποκριθεί στα αιτήματα των υποκειμένων: οι χρήστες του μπορούν να διορθώνουν, να διαγράφουν και να βλέπουν τα δεδομένα μέσα από την Υπηρεσία, και παρέχουμε αντίγραφο των δεδομένων όπως περιγράφεται στους Όρους.

Όσο το Γραφείο είναι σε λειτουργία ανάγνωσης, δεν μπορεί να διορθώσει ή να διαγράψει μεμονωμένα στοιχεία μέσα από την Υπηρεσία. Αν ο Διαχειριστής το ζητήσει με email από τη διεύθυνση του λογαριασμού του, τις διορθώσεις και τις διαγραφές αυτές τις κάνουμε εμείς το πολύ εντός 10 ημερών, ώστε το Γραφείο να τηρεί τη δική του προθεσμία απέναντι στο υποκείμενο των δεδομένων. Η αφαίρεση ενός χρήστη (π.χ. όταν φεύγει από το Γραφείο) είναι διαθέσιμη στον Διαχειριστή και τότε.

Αν μάθουμε για παραβίαση που αφορά το Περιεχόμενο του Γραφείου, ενημερώνουμε τον Διαχειριστή αμελλητί και, όσο είναι εφικτό, εντός 48 ωρών από τη στιγμή που τη μάθαμε. Του δίνουμε τις πληροφορίες που διαθέτουμε: τη φύση της παραβίασης, τις κατηγορίες και τον κατά προσέγγιση αριθμό των υποκειμένων και των εγγραφών που αφορά, τις πιθανές συνέπειες, τα μέτρα που λάβαμε ή προτείνουμε, και ποιος μπορεί να δώσει περισσότερες πληροφορίες (τα στοιχεία επικοινωνίας μας). Όσες πληροφορίες δεν έχουμε από την αρχή τις δίνουμε σταδιακά, μόλις τις αποκτήσουμε. Βοηθάμε το Γραφείο στις γνωστοποιήσεις του προς την Αρχή και τα υποκείμενα (άρθρα 33–34 ΓΚΠΔ).

Παρέχουμε εύλογη βοήθεια και τις πληροφορίες που διαθέτουμε, όταν το Γραφείο χρειάζεται να κάνει εκτίμηση αντικτύπου ή να διαβουλευθεί με την Αρχή (άρθρα 35–36 ΓΚΠΔ).

Διαβιβάσεις του Περιεχομένου εκτός ΕΕ/ΕΟΧ σήμερα: [να συμπληρωθεί: διαβιβάσεις δεδομένων εκτός ΕΕ/ΕΟΧ].

Διαβιβάσεις εκτός ΕΕ/ΕΟΧ γίνονται μόνο με τις εγγυήσεις του Κεφαλαίου V του ΓΚΠΔ (απόφαση επάρκειας ή τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες). Δεν επιτρέπουμε στους υπο-εκτελούντες μας να κάνουν διαβιβάσεις χωρίς αυτές ή χωρίς να έχουμε ενημερώσει το Γραφείο σύμφωνα με την ενότητα «Υπο-εκτελούντες».

Για τη λήξη της Υπηρεσίας, την εξαγωγή και τη διαγραφή του Περιεχομένου ισχύουν οι Όροι Χρήσης («Τα δεδομένα του Γραφείου» και «Αλλαγή παρόχου και μεταφορά δεδομένων»). Συνοπτικά: το Γραφείο μπορεί να κατεβάσει τα αρχεία του και, αν το ζητήσει με email, να πάρει αντίγραφο όλων των δεδομένων του (πίνακες σε μορφή CSV και αρχεία) εντός 30 ημερών· μπορεί να τα ανακτήσει για τουλάχιστον 30 ημέρες μετά τη λήξη της περιόδου μετάβασης (την παράδοση ή, αν το Γραφείο ζήτησε παράταση, τη λήξη της παράτασης) και δεν διαγράφουμε πριν περάσει αυτό το διάστημα, εκτός αν ζητήσει ρητά διαγραφή αμέσως μετά την παράδοση. Μετά διαγράφουμε το Περιεχόμενο, και από τα αντίγραφα ασφαλείας εντός 14 ημερών ακόμη, εκτός αν ο νόμος απαιτεί να διατηρηθούν.

Παρέχουμε στο Γραφείο τις πληροφορίες που χρειάζονται για να αποδείξει τη συμμόρφωση με το άρθρο 28 του ΓΚΠΔ. Επιτρέπουμε και διευκολύνουμε ελέγχους από το Γραφείο ή από ελεγκτή που ορίζει, το πολύ μία φορά τον χρόνο (και όποτε το επιβάλλει η Αρχή ή μια παραβίαση), με εύλογη προειδοποίηση, σε εργάσιμες ώρες, με δέσμευση εμπιστευτικότητας, με δαπάνη του Γραφείου και χωρίς να τίθενται σε κίνδυνο τα δεδομένα άλλων πελατών μας. Ως πρώτο βήμα προτιμάται η απάντηση σε γραπτό ερωτηματολόγιο και η παροχή τεκμηρίωσης.

Η ευθύνη των μερών προς τα υποκείμενα ρυθμίζεται από το άρθρο 82 του ΓΚΠΔ· μεταξύ των μερών ισχύει ό,τι ορίζει ο νόμος και η ενότητα «Εγγύηση και ευθύνη» των Όρων Χρήσης. Για την επεξεργασία του Περιεχομένου, σε περίπτωση σύγκρουσης υπερισχύει η παρούσα συμφωνία.

• Έλεγχος πρόσβασης. Προσωπικοί λογαριασμοί· ο κωδικός αποθηκεύεται μόνο ως hash (scrypt με τυχαίο salt)· οι συνδέσεις έχουν τυχαίο αναγνωριστικό που αποθηκεύεται ως hash και λήγουν σε 30 ημέρες· η αλλαγή κωδικού τερματίζει τις άλλες συνδέσεις και τους εκκρεμείς συνδέσμους επαναφοράς· το cookie σύνδεσης είναι HttpOnly, SameSite και, σε παραγωγή, Secure.
• Διαχωρισμός γραφείων. Όλα τα Γραφεία είναι στην ίδια βάση δεδομένων· ο διαχωρισμός γίνεται από την εφαρμογή, που περιορίζει κάθε ερώτημα στο Γραφείο του συνδεδεμένου χρήστη. Τα αρχεία αποθηκεύονται εκτός του δημόσιου φακέλου και δίνονται μόνο μέσω της εφαρμογής σε συνδεδεμένα μέλη του ίδιου Γραφείου, ως ληφθέντα αρχεία (attachment) με προστασία από την παρερμηνεία του τύπου τους.
• Μετάδοση. Μόνο HTTPS, με HSTS σε παραγωγή, πολιτική περιεχομένου (CSP) που περιορίζει σκριπτ, στυλ, εικόνες και συνδέσεις στη δική μας διεύθυνση (επιτρέπει τα ενσωματωμένα σκριπτ και στυλ της ίδιας της εφαρμογής, άρα δεν αντικαθιστά τον έλεγχο των δεδομένων εισόδου), απαγόρευση ενσωμάτωσης της εφαρμογής σε πλαίσια και πολιτική αναφοράς (Referrer-Policy)· οι σελίδες με σύνδεσμο μιας χρήσης δεν στέλνουν αναφορά και δεν αποθηκεύονται σε κρυφή μνήμη.
• Σύνδεσμοι μιας χρήσης. Οι σύνδεσμοι επαναφοράς κωδικού (1 ώρα), πρόσκλησης (7 ημέρες), επιβεβαίωσης της διεύθυνσης email (24 ώρες) και επιβεβαίωσης της ημερήσιας υπενθύμισης (3 ημέρες) ισχύουν μία φορά, αποθηκεύονται ως hash και διαγράφονται μετά τη λήξη τους. Ο σύνδεσμος διακοπής της ημερήσιας υπενθύμισης ισχύει όσο υπάρχει η υπενθύμιση και δεν κρατιέται στην ουρά των email μόλις σταλεί το μήνυμα.
• Προστασία από κατάχρηση. Όρια στις συνδέσεις, τις εγγραφές, την επαναφορά κωδικού, τις προσκλήσεις και τις μεταφορτώσεις, ανά χρήστη, ανά διεύθυνση IP και συνολικά· προστασία του δίσκου από υπερπλήρωση.
• Περιοχή διαχείρισης του Παρόχου. Ξεχωριστή σύνδεση με δικό της κωδικό και cookie, συνεδρία που λήγει σε 8 ώρες, όρια προσπαθειών, καταγραφή των ενεργειών που κάνουμε σε Γραφείο από την περιοχή διαχείρισης, και περιορισμός της πρόσβασης σε επίπεδο δικτύου.
• Διαγραφή. Όταν σβήνεται κάτι, το περιεχόμενό του μηδενίζεται στο αρχείο της βάσης (secure_delete) και το αρχείο καταγραφής της βάσης αδειάζει τακτικά· το κείμενο ενός email σβήνεται μόλις σταλεί.
• Αντίγραφα ασφαλείας. Καθημερινά αντίγραφα της βάσης και των αρχείων, που φυλάσσονται έως 14 ημέρες.
• Αρχεία καταγραφής. Τα αρχεία καταγραφής του διακομιστή ιστού (IP, ώρα, σελίδα, κωδικός απάντησης) και της εφαρμογής (λίγες γραμμές με IP, π.χ. για αποτυχημένες συνδέσεις στην περιοχή διαχείρισης) φυλάσσονται έως 14 ημέρες· δεν καταγράφεται το περιεχόμενο των αιτημάτων.
• Φυσική ασφάλεια. Την εξασφαλίζει ο πάροχος φιλοξενίας του Παραρτήματος ΙΙΙ στα κέντρα δεδομένων του.
• Δεν παρέχονται. Κρυπτογράφηση από άκρο σε άκρο και κρυπτογράφηση σε επίπεδο εφαρμογής των δεδομένων που αποθηκεύονται στη βάση και στα αρχεία (η κρυπτογράφηση του δίσκου του διακομιστή, αν υπάρχει, είναι ρύθμιση της υποδομής και όχι της εφαρμογής), δεύτερος παράγοντας ταυτοποίησης για τους χρήστες και για την περιοχή διαχείρισης του Παρόχου, και πιστοποιητικά ασφαλείας (π.χ. ISO 27001) του ίδιου του Παρόχου.

Άλλοι υπο-εκτελούντες (για παράδειγμα εταιρεία CDN, proxy ή tunnel μπροστά από την Υπηρεσία, πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης, πάροχος του email επικοινωνίας μας): [να συμπληρωθεί: άλλες εταιρείες που επεξεργάζονται δεδομένα για λογαριασμό μας]. Αν δηλώνεται υπο-εκτελών, τα δεδομένα που αφορά είναι όσα περνούν από την υπηρεσία του, δηλαδή, για έναν proxy ή CDN, κάθε αίτημα προς την Υπηρεσία.

Δεν χρησιμοποιούμε πάροχο πληρωμών: η πληρωμή γίνεται με τραπεζική μεταφορά και δεν περνά από την Υπηρεσία.